Договор безвозмездного использования автомобиля в служебных целях
Shedevr-24.ru

Юридический портал

Договор безвозмездного использования автомобиля в служебных целях

Примерная форма договора безвозмездного пользования автомобилем

Договор безвозмездного пользования автомобилем

_________________________ “___” ______________ 20__г.

(указать место заключения

(полное наименование юридического лица с указанием

именуемое в дальнейшем “Ссудодатель”, в лице ___________________________,

(указать должность, Ф.И.О.)

действующего на основании ____________________________________________, с

(документ, подтверждающий полномочия)

одной стороны и ______________________________________________, именуемое

(наименование юридического лица с указанием

в дальнейшем “Ссудополучатель”, в лице _________________________________,

(указать должность, Ф.И.О.)

действующего на основании ______________________________________________,

(документ, подтверждающий полномочия)

с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Ссудодатель обязуется передать Ссудополучателю в безвозмездное

временное пользование транспортное средство марки ______________________,

________ года выпуска, государственный регистрационный знак ____________,

идентификационный N _________________________________, модель N двигателя

_____________________________, шасси (рама) N _________________________,

кузов (прицеп) N ____________________, цвет кузова (кабины) ____________,

мощность двигателя, л.с. (кВт) ___________________ (в дальнейшем в тексте

договора именуется “автомобиль”), а Ссудополучатель обязуется вернуть

транспортное средство в том состоянии, в котором он его получил, с учетом

1.2. Автомобиль, передаваемый по настоящему договору в безвозмездное

пользование, принадлежит Ссудодателю на праве собственности на основании

паспорта транспортного средства серия _____________ N __________________,

(указать наименование органа, выдавшего ПТС)

“_____” _________________ года, свидетельства о регистрации транспортного

средства серия _________ N ______________, выданного ____________________

_________________________ “______” ___________________ года.

органа, выдавшего документ)

Ссудодатель гарантирует, что передаваемый в безвозмездное временное

пользование автомобиль свободен от любых имущественных прав третьих лиц,

в споре и под арестом (запрещением) не состоит.

1.3. Передаваемый по настоящему договору автомобиль будет использоваться

Ссудополучателем для ____________________________________________________

(указать целевое назначение автомобиля, например, для

осуществления пассажирских перевозок)

2. Порядок передачи автомобиля в безвозмездное пользование

2.1. Ссудодатель обязан передать Ссудополучателю автомобиль в исправном

состоянии, соответствующем его назначению и условиям настоящего договора,

со всеми принадлежностями и относящимися к нему документами, а

Ссудополучатель – принять его в течение ____ дней с даты подписания

2.2. Передача автомобиля осуществляется по передаточному акту,

являющемуся Приложением N 1 к настоящему договору, который подписывается

уполномоченными лицами Ссудодателя и Ссудополучателя и подписание

которого свидетельствует о передаче автомобиля в безвозмездное

2.3. Передаваемый автомобиль находится в исправном состоянии.

3. Срок безвозмездного пользования

3.1. Срок безвозмездного пользования автомобилем составляет _____ лет с

момента принятия Ссудополучателем автомобиля в пользование на основании

3.2. Срок безвозмездного пользования может быть сокращен только по

3.3. Согласно пункту 2 статьи 621 Гражданского кодекса Российской

Федерации, если Ссудополучатель продолжает пользоваться автомобилем после

истечения срока договора при отсутствии возражений со стороны

Ссудодателя, договор считается возобновленным на тех же условиях на

4. Обязанности Ссудодателя

– передать автомобиль Ссудополучателю в безвозмездное пользование в

сроки, указанные в пункте 2.1 настоящего договора, полностью

укомплектованным и пригодным к эксплуатации по передаточному акту;

– сообщить Ссудополучателю о недостатках автомобиля, если таковые

– по требованию Ссудополучателя устранить за свой счет обнаруженные

недостатки либо возместить Ссудополучателю понесенные им расходы по

устранению обнаруженных недостатков.

5. Обязанности Ссудополучателя

– поддерживать автомобиль в исправном состоянии, нести все расходы

по его содержанию, обеспечивать автомобиль запчастями, ГСМ, необходимыми

для эксплуатации автомобиля;

– своими силами и за свой счет осуществлять эксплуатацию автомобиля

в соответствии с его назначением;

– осуществлять все виды текущего ремонта, необходимого для нормальной

– своевременно производить технические осмотры автомобиля;

– производить за свой счет все виды ремонта, включая капитальный,

обслуживание автомобиля в соответствии с техническими требованиями;

– обеспечить сохранность автомобиля;

– по окончании срока действия настоящего договора вернуть автомобиль

в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа и

в технически исправном состоянии;

– Ссудополучатель не имеет права без предварительного письменного

согласия Ссудодателя передавать автомобиль в пользование третьим лицам.

6. Ответственность сторон

6.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по

настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с

действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. Ссудодатель отвечает за недостатки автомобиля, которые он умышленно

или по грубой неосторожности не оговорил при заключении договора

безвозмездного пользования и не указал в передаточном акте. При

обнаружении таких недостатков Ссудополучатель вправе по своему выбору

потребовать от Ссудодателя безвозмездного устранения недостатков в

автомобиле либо возмещения своих расходов на устранение недостатков, либо

досрочного расторжения настоящего договора и возмещения понесенного им

реального ущерба (пункт 1 статьи 693 Гражданского кодекса Российской

6.3. Ссудодатель не отвечает за недостатки автомобиля, которые были

оговорены при заключении настоящего договора, либо были заранее известны

Ссудополучателю, либо должны были быть обнаружены Ссудополучателем во

время осмотра автомобиля или проверки его исправности при заключении

договора или при передаче автомобиля (пункт 3 статьи 693 Гражданского

кодекса Российской Федерации).

6.4. На основании статьи 697 Гражданского кодекса Российской Федерации

Ссудодатель отвечает за вред, причиненный третьему лицу в результате

использования автомобиля, если не докажет, что вред причинен вследствие

умысла или грубой неосторожности Ссудополучателя или лица, у которого

этот автомобиль оказался с согласия Ссудодателя.

6.5. В соответствии со статьей 696 Гражданского кодекса Российской

Федерации Ссудополучатель несет риск случайной гибели или случайного

повреждения полученного в безвозмездное пользование автомобиля, если

автомобиль был испорчен, поврежден или уничтожен в связи с тем, что он

использовал его не в соответствии с договором безвозмездного пользования

или назначением автомобиля либо передал его третьему лицу без согласия

Ссудодателя. Ссудополучатель несет также риск случайной гибели или

случайного повреждения автомобиля, если с учетом фактических

обстоятельств мог предотвратить его гибель или порчу, пожертвовав своей

вещью, но предпочел сохранить свою вещь.

7. Порядок возврата автомобиля

7.1. По истечении срока безвозмездного пользования автомобилем

Ссудополучатель обязан передать Ссудодателю автомобиль в день окончания

срока по передаточному акту.

7.2. В момент подписания передаточного акта Ссудополучатель обязан также

возвратить все ранее полученные от Ссудодателя документы.

7.3. С момента подписания передаточного акта автомобиль считается

7.4. Автомобиль должен быть возвращен Ссудодателю в том состоянии, в

котором Ссудополучатель его получил, с учетом нормального износа.

8. Условия и порядок досрочного расторжения договора

8.1. Настоящий договор может быть досрочно расторгнут:

по обоюдному согласию сторон с письменным уведомлением за ____ месяца.

8.2. По требованию Ссудодателя настоящий договор может быть досрочно

расторгнут в случаях, когда Ссудополучатель:

– использует автомобиль не в соответствии с условиями настоящего

договора или целевым назначением автомобиля, указанным в п. 1.3.

– не выполняет обязанностей по поддержанию автомобиля в надлежащем

– существенно ухудшает состояние автомобиля;

– передал автомобиль в пользование третьему лицу без согласия

8.3. По требованию Ссудополучателя настоящий договор может быть

расторгнут досрочно, если:

– обнаружены недостатки, о которых Ссудодатель умолчал и которые

существенно затрудняют использование автомобиля по целевому назначению;

– Ссудодатель не предупредил его о правах третьих лиц на

передаваемый в безвозмездное пользование автомобиль.

9. Прочие условия. Заключительные положения

9.1. Права Ссудополучателя по настоящему договору не могут быть предметом

9.2. Претензии, возникающие по настоящему договору, должны быть

предъявлены в течение _________ календарных дней после возникновения

основания для их предъявления.

9.3. Сторона, получившая претензию, обязана рассмотреть ее и ответить по

существу претензии (подтвердить согласие на полное или частичное ее

удовлетворение или сообщить о полном или частичном отказе в ее

удовлетворении) в _________-дневный срок.

9.4. Все споры, возникающие в процессе исполнения настоящего договора,

будут решаться путем переговоров.

9.5. В случае недостижения согласия спорные вопросы подлежат

рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

9.6. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором,

подлежит применению законодательство Российской Федерации.

9.7. После подписания настоящего договора все предыдущие переговоры и

переписка по нему теряют силу.

9.8. Все изменения и дополнения к настоящему договору будут считаться

действительными, если они составлены в письменной форме и подписаны

уполномоченными лицами обеих сторон.

9.9. Настоящий договор подписан в двух подлинных экземплярах, имеющих

равную юридическую силу, и хранится по одному у каждой из сторон.

9.10. Приложение N 1 является неотъемлемой частью настоящего договора.

9.11. Вся переписка между Ссудодателем и Ссудополучателем осуществляется

путем направления писем, телеграмм, телексов, а также по электронной

почте по адресам, указанным в п. 10 настоящего договора.

1. Приложение N 1. Передаточный акт на ____л.

Образец договора безвозмездного пользования автомобилем 2020 года

Название договора безвозмездного пользования максимально отображает суть данного документа. По большому счету он является соглашением об аренде транспортного средства, по которому одна сторона передает право управления автомобилем другой стороне на безвозмездной основе. При этом ссудополучатель берет на себя всю ответственность за обслуживание технического состояния этого транспортного средства, а также отвечает, с правовой точки, зрения за свои действия с использованием арендованного ТС.

Законодательное регулирование

С точки зрения законодательства, данный договор регулируется гражданским кодексом Российской Федерации от 26 января 1996 года Федерального закона №14-ФЗ. Согласно этому законодательному акту запрещается передавать любой вид имущества в том числе транспортное средство в аренду, если на него наложены какие-либо санкции со стороны государственных органов.

Статья 689 Гражданского кодекса определяет, что является договором безвозмездного пользования, в ней указывается, что может являться предметом этого договора. Например, согласно пункту 1 этой статьи ссудополучатель обязуется вернуть транспортное средство в том состоянии в котором он его получил.

Особенности заполнения

Как и любой документ договор безвозмездного пользования транспортным средством имеет свои особенности. Он может составляться:

  • между физическими лицами;
  • физическим лицом и организацией;
  • между частным лицом и индивидуальным предпринимателем.

Между физическими лицами

В типовом договоре указываются данные обоев физических лиц:

  • серию и номер паспорта;
  • адрес регистрации.

Сторона, которая сдает в аренду автомобиль называется ссудодатель, а которая принимает ссудополучатель. Главное при заполнении договора правильно указать данные транспортного средства из документов на автомобиль. В типовом договоре указывается:

  • серия и номер свидетельства о регистрации транспортного средства;
  • марка;
  • год выпуска;
  • номер двигателя;
  • номер кузова.

Срок передачи. В одном из пунктов договора о безвозмездном пользование предусматривает срок передачи автомобиля. Согласно Гражданскому кодексу данный пункт может не указываться. В этом случае аренды считается бессрочной.

Читать еще:  Можно ли отменить договор дарения на квартиру

Ответственность сторон. Не менее важным является заполнением пункта об ответственности сторон. В нем прописываются условия, по которым сохранность автомобиля в любое время суток на себя берет ссудополучатель, обязывающийся возместить его в течении срока, указанного в договоре.

В одном из подпунктов пункта «Другие условия» указывается ориентировочная стоимость транспортного средства на случай появления каких-либо повреждений или поломок. В конце договора указываются реквизиты обеих сторон. По их обоюдному согласию он может быть продлен на неопределенный срок. Его не требуется заверять у нотариуса и в других регистрирующих органах. Он может составляться в простой письменной форме с указанием всей необходимой информации.

Между физическим лицом и индивидуальным предпринимателем, ООО

Российское законодательство предусматривает вариант заключения договора безвозмездного пользования между физическим лицом и индивидуальным предпринимателем (ИП), а также с юридическими лицами (ООО).

В отличие от предыдущего вида, здесь в обязательном порядке указываются реквизиты компании, а также при наличии печати оставляется ее оттиск на бланке договора, в разделе «Реквизиты».

Указывается должностное лицо, которое осуществляет сделку, в случае если автомобиль принадлежит юридическому лицу.

Договор безвозмездного пользования автомобилем и страховка ОСАГО

При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования возникают определенные обстоятельства его эксплуатации, связанные с полисом обязательного страхования. Если полис ОСАГО выдан на неограниченное количество лиц, то при оформлении аренды нет необходимости указывать в страховом полисе ссудополучателя.

В ситуации если полис оформлен на конкретных лиц нужно в обязательном порядке, чтобы владелец автомобиля внес сведения в страховой полис об арендаторе, иначе грозит получить штраф.

Даже если рядом сидит собственник машина, это не дает Вам право ездить без полиса.

Налоговые последствия

При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования возникают некоторые налоговые последствия. Для ссудодателя:

  1. Транспортный налог обязан уплачивать ссудодатель, так как он является собственником этого транспортного средства. Эту сумму он учитывает в расходах для налога на прибыль.
  2. Одновременно с передачей транспортного средства в безвозмездную аренду собственник должен прекратить начисление амортизации, если он является юридическим лицом.

У ссудополучателя также возникают налоговые последствия:

  1. Он указывает в обязательном порядке внереализационный доход от безвозмездной передачи автомобиля в пользование на конец каждого отчетного периода в размере рыночной стоимости переданного ТС.
  2. В случае поломки автомобиля и затрат на его ремонт арендатор автомобиля может учитывать соответствующую сумму для налогообложения прибыли.

Для определения рыночной цены и стороны могут привлечь независимого оценщика. Для этих целей также можно использовать общедоступные источники информации, такие как СМИ, интернет, телевидение.

Получение автомобиля в безвозмездную аренду не влечет появление каких-либо обязанностей по уплате налога на добавленную стоимость, так как это не является реализацией товаров, работ или услуг, или передачей имущественных прав. При передаче автомобиля в аренду от организации к сотруднику, у него не возникает дополнительного налога на доходы физических лиц, так как аренда для него бесплатна.

Что лучше, договор или доверенность?

Своей сути доверенность и договор безвозмездного пользования автомобилем предоставляют стороннему человеку право управлять транспортным средством. Однако, два этих способа имеют существенные различия, которые позволяют отдать предпочтение в пользу договора БП:

  1. Комплектность. Транспортное средство является сложным механическим устройством, которая состоит из неотделимых агрегатов, а также частей, которые требуют регулярность смены, такие как тормозные колодки или шины. По договору безвозмездного пользования арендатор обязан возвратить автомобиль в том состоянии, в котором он его брал, в полной комплектации.
  2. Вся ответственность за нарушение правил дорожного движения и возникновение ДТП ложится в этом случае на арендатора, а не на собственника. При составлении договора гораздо проще взыскать ущерб со ссудополучателя.
  3. При составлении договора можно законно включить эксплуатационные расходы в состав расходов юр. лица. Доверенность такую возможность не предоставляет.
  4. Договор можно прервать в любой момент и взыскать сумму ущерба с арендатора в случае нарушений условий договора.

Договор безвозмездного пользования автомобилем в 2020 году является одной из самых безопасных форм передачи в аренду транспортного средства для обоих сторон. Регулирование со стороны государства позволяет точно разделить права и обязанности сторон, для этого достаточно лишь составить бланк договора и прописать в нём все особенности, не нужно даже обращаться к посредническим организациям. Этот вид соглашения в значительной степени отличаются от доверенности и имеет свои преимущества.

Личный автомобиль в служебных целях

Д. Аборин, ведущий эксперт-консультант компании Правовест

Фирма взяла на работу сотрудника со своим автотранспортом. За использование личного автомобиля организация может платить ему компенсацию, заключить договор аренды транспортного средства или безвозмездного пользования. Какой из этих вариантов наиболее выгоден? Давайте разберемся.

Часто наличие личного автотранспорта является одним из условий приема на работу. Автомобиль или мотоцикл сотрудник будет использовать в служебных целях. В этом случае работник имеет право на денежную компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Организация вправе сама установить ее размер, затем согласовать с работником и зафиксировать в трудовом договоре.

Сумма компенсации будет зависеть от марки транспортного средства и от того, насколько интенсивно оно используется. В состав выплаты могут включаться расходы на бензин, текущий ремонт и т. п. Или эти затраты берет на себя сам работодатель.

В нашем случае компенсация за использование личного автотранспорта выплачивается тем работникам, чья деятельность связана со служебными поездками. Список таких сотрудников определяет руководитель. Разъездной характер работы этих людей должен быть зафиксирован в их должностной инструкции.

Чтобы получать выплату, сотрудник фирмы должен принести в бухгалтерию нотариально заверенную копию техпаспорта. Если работник ездит по доверенности, то еще и копию этого документа. Затем руководитель организации издает приказ о назначении компенсации. В нем указывается ее размер и кому она назначена. Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. Для ее выплаты кроме приказа руководителя необходима разъездная ведомость или иной аналогичный документ.

Как мы уже говорили, размер возмещения определяется в трудовом договоре. Однако при исчислении налога на прибыль к расходам может быть отнесена сумма, не превышающая норм, указанных в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ). При этом в них уже заложен износ, расходы на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт. Поэтому перечисленные затраты на автомобиль дополнительно не могут учитываться в составе расходов (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Сумма компенсации не облагается ЕСН и взносами в ПФР (подп. 2 п. 1 ст. 238 либо п. 3 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). А вот с НДФЛ ситуация спорная.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагаются любые компенсационные выплаты (в пределах норм), установленные законодательством РФ и связанные с исполнением трудовых обязанностей. В связи с тем, что право устанавливать размер компенсации прописано в Трудовом кодексе, вся выплачиваемая сумма не должна облагаться этим налогом.

Однако налоговая служба на этот счет придерживается иного мнения (письмо МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@). Как разъяснили инспекторы, стороны трудового договора не могут устанавливать нормы, а вправе лишь определять размер компенсации. Поэтому нужно применять норму, установленную Постановлением № 92, в пределах которой компенсация не будет облагаться НДФЛ.

Понятно, что этой суммы недостаточно для покрытия всех расходов. Поэтому разницу между договорной ценой за пользование автомобилем и нормой компенсации можно восполнить либо сверхнормативной компенсацией, либо материальной помощью.

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем (ст. 632 ГК РФ) и без экипажа (ст. 642 ГК РФ).

По договору аренды автомобиля с экипажем хозяин предоставляет его фирме за плату во временное пользование с оказанием услуг по его управлению и технической эксплуатации. То есть по данному договору в любом случае ремонтировать автомобиль обязан его владелец.

Как известно, выплаты в рамках договоров аренды не являются объектом обложения ЕСН, а вот с доходов по управлению и ремонту ЕСН исчисляется. В связи с этим сумму вознаграждения по указанному договору необходимо разделить. При формировании налоговой базы по прибыли сумма арендной платы учитывается в составе расходов (письмо Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21). Расходы на бензин также несет арендатор согласно ст. 636 ГК РФ, но это в случае если иное не установлено договором. При исчислении НДФЛ работник вправе воспользоваться профессиональным налоговым вычетом (п. 2 ст. 221 НК РФ).

По договору аренды без экипажа владелец предоставляет автомобиль фирме за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации. За пользование автомобилем фирма платит ему арендную плату.

Затраты организации, произведенные по такому договору аренды, в том числе затраты на приобретение топлива исходя из фактического пробега автомобиля, а также затраты на приобретение запасных частей и ремонт могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463). ЕСН арендная плата не облагается, а НДФЛ удерживается арендатором со всей суммы.

По договору безвозмездного пользования владелец автомобиля обязуется передать его в безвозмездное временное пользование организации, а последняя обязуется вернуть его в том же состоянии, в каком получила, с учетом износа (ст. 689 ГК РФ).

Ремонт автомобиля, полученного в безвозмездное пользование, является прямой обязанностью организации (ст. 695 ГК РФ). Поэтому затраты на него учитываются в расходах при условии, что они не возмещаются ссудодателем. Расходы на бензин также учитываются в полном объеме согласно путевым листам (подробно об этом мы писали в ПБ № 7, 2005, стр. 54). До недавнего времени вопрос относительно возникновения у организаций дохода в виде экономической выгоды считался спорным, но чаще всего решался в пользу плательщиков. Однако 22 декабря 2005 г. Президиумом ВАС РФ было издано информационное письмо № 98, содержащее рекомендации по решению спорных вопросов, касающихся налога на прибыль. В пункте 2 письма указано, что в случаях безвозмездного пользования имуществом, у организации возникает доход согласно пункту 8 статьи 250 Налогового кодекса в виде экономической выгоды (ст. 40, 41 НК РФ).

Читать еще:  Как правильно прекратить безвозмездный договор аренды квартиры?

Для ответа на вопрос рассчитаем расходы фирмы по всем предложенным вариантам и сравним их.

Руководитель фирмы и автовладелец договорились о вознаграждении за пользование автомобилем в размере 5000 руб. в месяц. Допустим, ремонтирует автомобиль фирма, переведенная на ЕНВД, поэтому ее услуги НДС не облагаются. Предположительно расходы на бензин по данному автомобилю в месяц составят 10 000 руб.

1. Компенсация за использование личного транспорта.

Учитывая, что компенсация по норме составляет всего 1500 руб. (или 1200 руб.), расходы сотрудника на ремонт автомобиля и бензин можно возместить выплатой материальной помощи или компенсацией сверх норм в сумме 13 500 руб. (15 000 – 1500). В обоих случаях эти расходы не уменьшают облагаемую налогом прибыль.

Расходы фирмы составят 14 640 руб. (5000 руб. + 10 000 руб. – 1500 руб. x 24%).

2. Договоры аренды с экипажем.

В этом случае расходы распределим следующим образом. 10 000 руб. – ГСМ, 3000 руб. – аренда, 2000 руб. – услуга по управлению.

Расходы фирмы по этому договору составят 11 400 руб. (3000 + 2000 + 10 000 – 3600), где:

3000 руб. – арендная плата;

2000 руб. – услуги по управлению;

10 000 руб. – расходы на бензин;

3600 руб. – экономия по налогу на прибыль (15 000 руб. x 24%).

Услуги по управлению подпадают под ЕСН и взносы в ПФР. Ремонт автомобиля должен производиться за счет автовладельца. Если ремонт автомобиля оплатит организация, эти затраты уменьшат налоговую базу по прибыли и с них также нужно будет уплатить ЕСН и взносы в ПФР.

3. Договоры аренды без экипажа.

Расходы фирмы по этому договору составят 11 400 руб. (5000 + 10 000 – 3600), где:

5000 руб. – арендная плата;

10 000 руб. – расходы на бензин;

3600 руб. – экономия по налогу на прибыль (15 000 руб. x 24%).

Если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также уменьшит налоговую базу по прибыли.

4. Договор ссуды.

Поскольку ссуда является безвозмездным пользованием, материальная помощь автовладельцу (5000 руб.) не уменьшит облагаемую налогом прибыль фирмы. Поэтому экономить на налоге на прибыль остается только с суммы расходов на бензин (10 000 руб.).

Расходы фирмы составят 12 600 руб. (10 000 руб. + 5000 – 10 000 руб. x 24%).

Если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также будет уменьшать налоговую базу по прибыли.

Налогоплательщики, использующие объект налогообложения «доходы минус расходы», могут уменьшить налоговую базу единого налога на суммы компенсаций за использование в служебных целях личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Так же, как и по налогу на прибыль, эти расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Как и при обычной системе налогообложения, инспекторы настаивают на том, что при исчислении с компенсаций НДФЛ и взносов по обязательному пенсионному страхованию должны учитываться нормы, установленные Постановлением № 92. В связи с этим у «упрощенцев» возникает такая же проблема с исчислением с сумм компенсаций НДФЛ и взносов в ПФР, как у обычных плательщиков с НДФЛ, рассмотренная нами выше. Следует иметь в виду, что на «упрощенцев» с 2006 года уже однозначно не распространяется норма п. 3 ст. 236 НК РФ, позволяющая не исчислять ЕСН с выплат, не относимых к расходам по налогу на прибыль.

При аренде автомобиля расходы учитываются в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иных отличий по аренде, а также по безвозмездному использованию транспортного средства от порядка, рассмотренного выше, нет.

Компенсация не начисляется за те дни, когда работник болел, находился в отпуске или командировке (если в командировку он не поехал на своем автомобиле).

Владельцам грузовиков следует обратить внимание на тот факт, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ предусматривает уменьшение прибыли организации на суммы компенсации по использованию легковых автомобилей работников. И нормы Постановления № 92 также определены только для них. Ситуация, при которой работник использует личный грузовой автомобиль, законодательством не урегулирована. Получается, что такую компенсацию можно включить в расходы по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в размерах, установленных соглашением сторон.

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Вариант 1. Ссуда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Заполнить путевой лист в сервисе «Путевые листы и ГСМ»

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Читать еще:  Договор дарения акций между родственниками образец

Вести учет и сдавать отчетность по налогу на прибыль и НДС через интернет

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Договор безвозмездного пользования автомобилем

ДОГОВОР БЕЗВОЗМЕЗДНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОМОБИЛЕМ

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Ссудодатель передает в безвозмездное временное пользование Ссудополучателю принадлежащий Ссудодателю на праве собственности автомобиль марки , выпуска года, двигатель № , кузов № , цвета, номерной знак , Паспорт транспортного средства № , выдан « » 2020 г. (далее – «Автомобиль»).

1.2. Стоимость автомобиля устанавливается в размере на основании акта оценки, являющегося Приложением к данному Договору.

1.3. Ссудодатель подтверждает, что указанный автомобиль никому не обещан, не продан, не является предметом залога, в споре и под арестом не состоит.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Ссудодатель обязуется:

2.1.1. Предоставить автомобиль в исправном состоянии по акту приема-передачи, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

2.1.2. Передать Ссудополучателю вместе с Автомобилем его принадлежности, инструмент и относящиеся к нему документы (технический паспорт и т.п.).

2.2. Ссудополучатель обязуется:

2.2.1. По истечении срока действия Договора вернуть автомобиль в состоянии, соответствующем отраженному в акте приема-передачи, с учетом нормального износа.

2.2.2. Поддерживать автомобиль в исправном состоянии, производить его текущий ремонт за свой счет, а также нести иные эксплуатационные расходы. Горюче-смазочные материалы, необходимые для работы автомобиля, приобретаются Ссудополучателем за счет собственных средств.

3. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

3.1. Договор заключен на срок с « » 2020 г. по « » 2020 г. По истечении этого срока Договор может быть продлен Сторонами по взаимному согласию на неопределенное время.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. Ссудополучатель несет ответственность за сохранность автомобиля в рабочее время и в случае утраты или повреждения автомобиля в это время обязан возместить Ссудодателю причиненный ущерб либо предоставить равноценный автомобиль в течение дней после его утраты или повреждения. В случае задержки возмещения ущерба либо предоставления равноценного автомобиля в указанный срок Ссудодатель вправе потребовать от Ссудополучателя уплаты неустойки в размере % от стоимости ущерба либо оценочной стоимости автомобиля (п.1.2 настоящего Договора) за каждый день просрочки.

4.2. Если Ссудодатель не передает автомобиль Ссудополучателю, последний вправе потребовать расторжения настоящего Договора и возмещения понесенного им реального ущерба.

4.3. Ссудодатель отвечает за недостатки автомобиля, которые он умышленно или по грубой неосторожности не оговорил при заключении настоящего Договора. При обнаружении таких недостатков Ссудополучатель вправе по своему выбору потребовать от Ссудодателя безвозмездного устранения недостатков автомобиля или возмещения своих расходов на устранение недостатков либо досрочного расторжения Договора и возмещения понесенного им реального ущерба.

4.4. Ссудополучатель несет риск случайной гибели или случайного повреждения полученного в безвозмездное пользование автомобиля, если автомобиль был испорчен в связи с тем, что Ссудополучатель использовал его не в соответствии с настоящим Договором или назначением автомобиля либо передал его третьему лицу без согласия Ссудодателя. Ссудополучатель несет также риск случайной гибели или случайного повреждения автомобиля, если с учетом фактических обстоятельств мог предотвратить его гибель или порчу, пожертвовав своей вещью, но предпочел сохранить свою вещь.

5. ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

5.1. Договор может быть расторгнут по соглашению Сторон.

5.2. Ссудодатель вправе потребовать досрочного расторжения настоящего Договора в случаях, когда Ссудополучатель:

  • использует автомобиль не в соответствии с Договором или его назначением;
  • не выполняет обязанностей по поддержанию автомобиля в исправном состоянии или его содержанию;
  • существенно ухудшает состояние автомобиля;
  • без согласия ссудодателя передал автомобиль третьему лицу.

5.3. Ссудополучатель вправе требовать досрочного расторжения Договора:

  • при обнаружении недостатков, делающих нормальное использование автомобиля невозможным или обременительным, о наличии которых он не знал и не мог знать в момент заключения Договора;
  • если в силу обстоятельств, за которые он не отвечает, автомобиль окажется в состоянии, непригодном для использования;
  • если при заключении Договора ссудодатель не предупредил его о правах третьих лиц на автомобиль;
  • при неисполнении Ссудодателем обязанности передать автомобиль либо его принадлежности и относящиеся к нему документы.

6. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector